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6 consejos para elegir un sistema de Gestión Empresarial

Por marzo 17, 2018Sistema ERP

Si está nervioso, considere que es algo bueno. En cierto sentido, seleccionar el software ERP es un poco cómo proponer matrimonio; es mejor que se asegure de que se lleven bien, ya que estará con él por mucho tiempo.

Sin embargo, a diferencia de una novia o novio de la vida real, el proveedor de software ERP del que se enamora no rechazará su propuesta. La responsabilidad recae únicamente en usted para evaluar las opciones y seleccionar la correcta.

De seguro, está considerando la adquisición de un sistema de gestión empresarial, porque desea administrar mejor las cadenas de suministro, el inventario y las relaciones con los clientes, al mismo tiempo que ofrece una valiosa y eficiente experiencia de compra.

También estoy apostando a que una parte importante de su tiempo se dedica a tareas necesarias pero aparentemente triviales que no agregan valor:

  • Ingresar datos manualmente.
  • Recuperar datos que están aislados.
  • Intento de flujo de trabajo interdepartamental ineficiente o informes tardíos.

Usted sabe que muchas de estas actividades pueden ser manejados mucho más rápida y eficientemente por el sistema ERP integrado como SAP Business One.

Estos sistemas de gestión empresarial, pueden automatizar los procesos comerciales y hacer que la administración de su negocio sea más eficiente y rentable. Sin embargo, el sistema ERP también pueden ser costosos, difícil de integrar y desafiante en términos de medición del ROI, pero existen expertos como ZpertLink que con más de 13 años de experiencia en la implementación de soluciones como sistema ERP SAP Business One pueden apoyarlo.

El secreto es elegir el socio correcto, es que este debe entender las necesidades de su organización y de evaluar apropiadamente los sistemas de la competencia uno al lado del otro.

Aquí hay seis consejos a considerar que pueden ayudarlo a tomar una decisión más inteligente al momento de adquirir un sistema de gestión empresarial:

1 – Objetivos y requisitos

¿Por qué exactamente está interesado en un sistema ERP? ¿Qué problema está tratando de resolver?

Delimitar objetivos específicos lo ayudará a identificar requisitos estrechos que el sistema ERP debe cumplir antes de comprarlo. Para evitar ser influenciado por el marketing de proveedores, puede considerar enumerar sus requisitos antes de comenzar a buscar opciones.

Al identificar sus requisitos, recuerde equilibrarlos con su política de empleados en dispositivos móviles. Si bien el sistema ERP móvil no es nuevo, la tendencia de BYOD se debe tener en cuenta al equilibrar las ventajas de usar un sistema ERP sobre la marcha y garantizar que los datos estén seguros.

2 – Medición del ROI

Cuando comience a investigar las opciones de un sistema ERP, verá que hay muchas advertencias sobre lo difícil que es medir el ROI de ERP. Afortunadamente, puede medir el rendimiento de un sistema ERP por:

  • Reducir el recuento en X% en Y (meses)
  • Aumentar la productividad de los empleados en un X% en Y (meses)
  • Reducir el inventario en X% que resulta en una mejora de la contabilidad Y
  • Mejore la precisión de las cotizaciones de los costos de fabricación en un X% en Y (meses)

Cuando calcule cómo medirá el rendimiento, asegúrese de considerar las diferencias entre un sistema ERP interno y en la nube. Si bien el sistema ERP en la nube a menudo es fácil de usar y puede requerir menos personal interno para su mantenimiento, también significa que los datos confidenciales se almacenarán fuera del sitio.

Por el contrario, un sistema ERP interno puede permitirle almacenar datos confidenciales cerca de su hogar, pero hacerlo podría requerir personal adicional para el mantenimiento del sistema. Cualquiera de las decisiones puede afectar la manera en que resguarda la información.

 

Te invitamos a leer lo siguiente: Mejores prácticas para el buen uso de un Sistema ERP

3 – Demostración del producto

Está listo para ver demostraciones de software.

Es posible que desee proporcionar una secuencia de comandos de demostración que describa funciones específicas, flujos de trabajo o características que espera ver durante la demostración. Probablemente sienta que dirigir la demostración con precisión ahorrará tiempo y le ayudará a determinar mejor si el software cumple con sus objetivos.

Un enfoque alternativo es simplemente proporcionar a los proveedores un objetivo y ver cómo responden.

Recuerde, proporcionar al proveedor varias de las metas que espera que el sistema ERP le ayuden a lograr:

¿Los vendedores pasan tiempo aprendiendo sobre su negocio, haciendo preguntas de seguimiento sobre cómo usará el sistema ERP e incorporan voluntariamente sus objetivos en la demostración?

La demostración que recibe puede ser extremadamente reveladora en términos de qué tipo de socio será el proveedor a largo plazo; implementación, personalización y soporte.

 

4 – Verificación de referencias

Al darse cuenta de que no es probable que llame ni obtenga la cooperación de un competidor directo, puede ser útil hablar con una referencia que tenga objetivos similares a los suyos y pueda responder preguntas como las siguientes:

  • ¿Qué promesas se mantuvieron?
  • ¿Qué promesas se rompieron?
  • ¿Qué le sorprendió sobre el vendedor / producto?
  • ¿Qué no hace el producto que le dijeron que haría?
  • ¿Paga módulos / herramientas que no necesita?
  • ¿Qué fechas límite se cumplieron y cuáles no?
  • ¿Hubo costos adicionales o sorpresivos?
  • ¿Qué errores cometió?

Si una referencia no dice nada negativo, sea escéptico.

Potencialmente aún más importante es preguntarle a un proveedor por algo que no está dispuesto a dar; una lista de empresas que recientemente seleccionaron un proveedor para el sistema ERP competidor. Puede que no sea una práctica estándar solicitar este tipo de información. Sin embargo, la respuesta de un proveedor a su consulta puede ser extremadamente reveladora.

 

5 – Obtenga el precio real

Para seleccionar la solución adecuada para su negocio, entienda exactamente cuánto costará el proyecto en cada etapa:

  • Costo inicial
  • Mantenimiento
  • Apoyo
  • Costos recurrentes

Tener una discusión a fondo sobre el precio puede evitar futuras sorpresas y desilusiones. También puede ayudarlo a dar forma a un contrato con el que ambas partes puedan estar contentas.

El personalizar el sistema, es crucial para exprimir todo el valor del sistema ERP. A menos que una personalización específica proporcione una ventaja competitiva o un beneficio medible, considere la posibilidad de ahorrar el tiempo adicional y el dinero que a menudo requiere la codificación personalizada, contacte a los expertos como ZpertLink.

 

6 – Viabilidad del proveedor

A medida que el espacio de software empresarial se consolida, las empresas pueden no desear respaldar todos los productos que ofrecen. Los proveedores pueden optar por abandonar un producto específico o notificar a los clientes que ya no lo venderán después de una fecha determinada.

Entonces, es importante tratar de comprender la visión estratégica de un proveedor:

  • ¿El producto fue creado para ser atractivo para un comprador potencial?
  • ¿Quién controla la compañía y si están buscando venderla?
  • ¿Los fundadores tienen un historial de venta de compañías de software?
  • Si es así, ¿cuál es el horizonte de tiempo y a quién están tratando de vender?
  • ¿El producto se dirige a un nicho específico o resuelve un problema único para el cual los proveedores más grandes no se han enfocado o resuelto?

Es importante ver sus balances para que pueda evaluar su solidez financiera y si es probable que permanezcan a largo plazo.

Consulte los servicios y el apoyo que con la experiencia que tienen ZpertLink, le puede brindar.

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