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Cómo resolver la resistencia al cambio, al implementar un sistema ERP

Por abril 16, 2018Sistema ERP

Entre todas las incógnitas que rodean una nueva implementación del sistema ERP, una cosa es cierta, el cambio.

Un nuevo sistema ERP puede significar una transformación estructural a largo plazo, un impacto permanente y significativo en prácticamente todas las funciones, procesos y departamentos en la empresa.

Los procesos previamente manuales pueden ser automatizados, los pasos dentro de los procesos establecidos desde hace mucho tiempo del departamento podrían eliminarse, y el rol cotidiano de un departamento o empleado dentro de la organización podría verse alterado.

Aunque las necesidades de la organización impulsan las implementaciones de un sistema ERP, los empleados individuales determinan en gran medida su éxito o fracaso, y la realidad es que donde hay cambios, a menudo, hay resistencia al cambio.

 

5 Razones por las que existe la resistencia al cambio en una implementación de sistema ERP

 

Miedo a perder su trabajo.

El miedo a perder el trabajo es la raíz de la gran resistencia de los empleados a los nuevos sistemas ERP. En muchos casos, el miedo es infundado y es poco probable que suceda, pero esa percepción generará una resistencia que puede no haber sido aparente cuando todos revisaron las oportunidades de mejora durante el proceso de selección del sistema ERP.

 

Miedo a percibir un valor disminuido para la organización.

Incluso si los empleados no temen perder sus trabajos, pueden temer que ya no agreguen el mismo valor a la organización que una vez lo hicieron.

La persona que dedique la mitad de su tiempo a recopilar datos y armar sofisticadas hojas de cálculo para el análisis se sentirá sin dudas amenazada si la necesidad de ese rol deja de existir.

Un plan de gestión de cambios eficaz es fundamental para abordar estas inquietudes y ayudarles a comprender que, si bien su función puede cambiar, su valor para la empresa puede seguir latente.

 

Miedo a no controlar los procesos y procedimientos comerciales.

Los empleados a menudo se enorgullecen de «ser propietarios» de ciertos procesos comerciales y ser los únicos que pueden realizar esas funciones. Suponiendo que un nuevo sistema ERP disminuya la dependencia de esa persona, y en muchos casos, lo hará, se resistirán al cambio.

 

No les gustan los procesos empresariales estándar y compartidos.

Los empleados se resisten a una migración a procesos comerciales estándar.

Cualquiera que sea la causa, esta aversión a los procesos comerciales comunes y compartidos en toda la organización es una fuente muy real y común de resistencia al cambio.

 

Incapacidad o falta de voluntad para aceptar el cambio.

A veces es tan simple como la falta de voluntad o la incapacidad de cambio del empleado. El entrenamiento correctivo puede neutralizar esta fuente de resistencia para el empleado sin las habilidades para abrazar el cambio.

Normalmente, el equipo directivo de una empresa participa en el mapeo y análisis de procesos y roles en las sesiones de trabajo previas a la implementación con el proveedor del sistema ERP.

A través de su participación, aceptan cualquier cambio que pueda surgir; sin embargo, no hay garantía de tal «aceptación» para aquellos que trabajan en la primera línea de la operación, aquellos que necesitarán adaptar su actividad diaria para alinearse con los cambios.

A medida que avanzan los preparativos para el despliegue, los jefes de departamento y el personal pueden comenzar a reconocer áreas de resistencia potencial y tomar medidas para mitigar o eliminar la resistencia individual a través de más capacitación, compromiso y enfatizando el valor estratégico del cambio en general.

 

Te invitamos a leer lo siguiente: La guía definitiva para aumentar tus utilidades con un ERP

 

Cómo evitar o solucionar la resistencia al cambio en la implementación de un sistema ERP

 

No hay un proceso comprobado para gestionar el cambio, estamos tratando con la naturaleza humana.

Pero hay algunas pautas básicas que pueden ayudar a una organización a crear un entorno más propicio para los cambios que generalmente resultan de una nueva implementación del sistema a nivel empresarial.

El cambio comienza en la parte superior, y el equipo de liderazgo, hablando con una sola voz, debe abrazar y defender eficazmente la transformación y articular claramente su importancia estratégica.

Los líderes clave en cada departamento deben identificarse y estar adecuadamente capacitados y motivados, de modo que el cambio fluya en cascada a través de la empresa en lugar de fluir hacia abajo desde una única fuente.

La propiedad prevalece sobre un acuerdo pasivo. Los empleados deben aceptar la responsabilidad en sus áreas de influencia y aceptar un alto nivel de propiedad.

Ese sentido de propiedad se crea mejor involucrando a los empleados afectados en la identificación de problemas y elaborando soluciones, y reforzando esa propiedad a través de incentivos y recompensas.

Recuerde que el cambio, es a la vez un viaje institucional y personal. Las personas (o equipos de personas) necesitan saber cómo cambiará su trabajo, qué se espera de ellos durante y después del cambio, cómo se medirán y qué éxito o fracaso significará para ellos.

Cabe señalar que, en raras ocasiones, un nuevo sistema ERP fallará  debido a la resistencia. A la larga, tendrá éxito.

Dicho esto, la resistencia conduce a compromisos, a menudo en la forma de un alcance reducido del proyecto, de modificaciones a la forma en que se implementarán determinados flujos de trabajo o de cambios en el nivel esperado de automatización. Sin embargo, estos compromisos pueden, en última instancia, reducir el ROI logrado producir resultados por debajo del nivel en ciertas partes del negocio.

 

Un proveedor de sistema ERP debe ser capaz de proporcionar orientación durante todo el proceso, pero en última instancia, la responsabilidad de instituir políticas efectivas de gestión de cambios recae en la organización misma, en ZpertLink sabemos de este cambio y estamos seguros que con nuestra experiencia en el acompañamiento de la implementación la adocpción será más sencilla.

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