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Mejores prácticas para el buen uso de un Sistema ERP

Por mayo 24, 2018Sistema ERP

Si no comete estos errores, vas por buen camino

La mayoría de las organizaciones implementan nuevos sistemas ERP principalmente porque quieren mejorar la eficiencia de sus procesos comerciales.

Los procesos rotos, las soluciones manuales y los sistemas heredados obsoletos contribuyen comúnmente a esta necesidad de mejorar los procesos operativos actuales a través de un sistema de gestión de recursos empresarial.

El desafío es que la mayoría de las empresas no se dan cuenta de mejoras significativas en los procesos de negocios después de sus implementaciones.

Demasiadas organizaciones no pueden llevar a cabo la reingeniería de procesos de negocios de una manera significativa.

Estas son algunas de las mejores prácticas para ayudar a garantizar que el funcionamiento del Sistema ERP dentro de su empresa, le conduzca a mejores procesos comerciales:

 

1- Los primeros pasos

 

El primer paso es automatizar los mismos procesos ineficientes que ya tiene.

Cuando un proyecto se apresura o le pasa la responsabilidad de los procesos de negocios a un consultor técnico o integrador de sistemas, entonces le aseguro que el proceso será incluso más ineficiente de lo que ya era.

No formalice e incluya a su ERP un proceso que no funcionaba o se estaba haciendo mal.

Será entonces más difícil quitarlo de su camino con el tiempo.

En cambio, tómese el tiempo por adelantado para definir cómo deberían verse los procesos de su empresa después de la implementación en lugar de sumergirse directamente en el proceso de configuración del nuevo software ERP.

Siempre hay tiempo para mejorar los procesos.

Si ha dejado un proceso fuera del ERP por mal cálculo, no lo incluya a la fuerza, mejórelo y haga la gestión necesaria.

 

2- Asegúrese de tomarse el tiempo para definir los futuros procesos de negocios

 

Seleccionar un nuevo sistema ERP puede ser muy emocionante.

Una vez que se identifica el nuevo software, puede ser tremendamente tentador querer saltar directamente a la implementación.

Sin embargo, como se señaló en el primer punto, dedicar muy poco tiempo a esta actividad dejará la optimización del proceso de negocios a sus consultores técnicos.

No caiga en la trampa del «software nos dirá cómo dirigir nuestro negocio». Una y otra vez, las empresas se enamoran del mensaje de ventas del proveedor del ERP de que su software les dirá cómo deberían verse los nuevos procesos.

Los sistemas ERP actuales son demasiado robustos y flexibles para proporcionar respuestas fáciles sobre cómo se deben ejecutar los procesos empresariales.

Esto hace que sea vital tomarse el tiempo para definir los procesos de negocios antes de que comience la implementación.

Lo mismo ocurre con las configuraciones previas de la industria y las mejores prácticas de software.

Te invitamos a revisar lo siguiente: 6 consejos para elegir un sistema de Gestión Empresarial

 

3- No se olvide de la gestión del cambio organizacional

 

Los procesos comerciales nuevos y mejorados no significan mucho si sus empleados no están ejecutando los nuevos procesos.

Incluso el software mejor diseñado del mundo no importará si los usuarios todavía están volviendo a sus hojas de cálculo de Excel y a las soluciones manuales.

Por esta razón, la administración del cambio organizativo, las comunicaciones y la capacitación son fundamentales para garantizar que usted realice procesos comerciales más eficientes.

Hemos visto a demasiados consultores técnicos y equipos de proyectos dedicar demasiado tiempo a configurar el software, pero no demasiado tiempo definiendo cómo esos cambios afectarán a los empleados y cuáles deberían ser sus nuevos roles y responsabilidades.

Recuerde que su capital más importante es el ser humano.

Solo aquellos empleados capacitados, podrán generar importantes ganancias para su negocio.

Un sistema ERP como SAP cuyos usos son prácticamente ilimitados, solo dependerá de aquellos usuarios finales que sepan sacarle provecho.

La mejor decisión que puede tomar, es vigilar el comportamiento de cada usuario final del sistema.

Descubrir las fallas a tiempo, puede ahorrarle gastos y mejorar los procesos internos de la empresa.

 

4- Mejore constantemente sus procesos comerciales

 

La reingeniería de procesos de negocios no debe ser una actividad de una sola vez.

En cambio, es una actividad que debe continuar más allá de la puesta en marcha.

Algunos de los casos, de empresas que implementaron ERP, más exitosos, instituyeron centros de excelencia dentro de sus organizaciones para ayudar a garantizar que se cumpla esta mentalidad constante de mejora de procesos.

Esto también ayuda a garantizar que sus operaciones se mantengan alineadas con su sistema ERP (y viceversa), lo que finalmente llevará a que su equipo obtenga más rendimiento de su inversión en software.

Centros de excelencia, bibliotecas internas, asesores amables, documentación a la mano, talleres, etc.

Hay un sin fin de opciones con las que puede mantener una fuente de conocimiento continua para la mejora de procesos alineados con un ERP.

Un ejemplo práctico, si un usuario final, en este caso el asistente de Recursos Humanos quiere, por alguna razón, imprimir una hoja de nómina antes de que se implementara el ERP ¿qué debería hacer?

Principalmente, debería saber si esa información ya se encuentra trasladada al ERP.

Si no está, debería informarse acerca de cómo hacer el traslado, si es posible.

En ambos casos debería poder asesorarse antes de que el proceso fuese interrumpido, retrasado o intercambiado por una antigua hoja de cálculo.

Las mejoras en los procesos empresariales pueden ser poco comunes, pero las empresas que siguen estas mejores prácticas simples han demostrado que es posible.

Con todo el dinero que la mayoría de las organizaciones gastan en nuevos sistemas ERP, asegurarán que obtenga un ROI positivo en su iniciativa gestión de recursos.

 

Y como estos consejos hay varios más que vamos a estar publicando en este blog para entregarte información importante que te ayude a tomar mejores decisiones ZpertLink, tu mejor socio de negocio.

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