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SAP Business One y el ahorro de costos

Las organizaciones empresariales incurren en costos en las operaciones regulares.

Podrían ser en forma de costo de material, costo de mano de obra, salario y costo de bienestar de los empleados, costos generales relacionados con la infraestructura, costo de servicios externos, gastos de diferentes tipos, etc.

La eficiencia con la que se realizan las operaciones determina que tiene un impacto directo en la rentabilidad.

Dependiendo de la naturaleza del negocio, cada empresa puede tener diferentes áreas de enfoque para afectar el ahorro de costos.

Por ejemplo, una empresa que depende más de la experiencia humana (por ejemplo, servicios) puede enfocarse en el costo salarial general, ya que contribuye más al costo.

Una fabricación, por otro lado, puede orientar los costos de materiales, ya que generalmente es el elemento de mayor costo.

Este ahorro de costos podría lograrse mejorando el diseño de componentes o implementando procesos de fabricación eficientes o identificando materiales alternativos que pueden costar o menos, etc.

Sin embargo, estos métodos pueden tardar más tiempo en dar resultados.

En contraste, hay métodos que tienen el potencial de impactar el costo operacional diariamente.

Echemos un vistazo a algunos de ellos.

 

Planificación precisa

 

Si la adquisición de materiales y la producción de componentes o bienes dentro de la empresa no están en sintonía con el patrón de ventas, es probable que la empresa termine en un inventario alto, lo que bloquea el capital de trabajo y aumenta el costo de mantenimiento del inventario o puede que no alcance.

Los productos terminados incurren en un costo de oportunidad (de ventas perdidas).

SAP Business One ofrece una funcionalidad robusta de MRP (Planificación de requisitos de material) que ayuda a la planificación precisa de las actividades de adquisición y producción, asegurando que la compañía mantenga las cantidades correctas de inventario.

Alinea las operaciones con las ventas o la demanda proyectadas y, a su vez, ayuda a la compañía a administrar el inventario de manera eficiente, lo que reduce los costos.

 

Control del consumo de material durante la producción

 

El material almacenado en la empresa no es más que efectivo en mano.

Cada pequeño uso de material debe ser tenido en cuenta.

Los productos terminados necesitan una cantidad definida de materias primas (y subconjuntos en algún momento).

Si el material real consumido es mayor que las cantidades planificadas, generalmente indica ineficiencias, lo que en última instancia hace que la empresa incurra en una pérdida comercial.

SAP Business One permite mantener una lista de materiales de productos terminados (o etapas intermedias).

Cuando se crean las órdenes de producción, indican claramente las cantidades de materiales que deben emitirse (o consumirse) para producir el número indicado de productos terminados.

No solo esto, SAP Business One tiene la capacidad de evitar la emisión de material que exceda las cantidades de la lista de materiales.

En caso de que el proceso tenga pérdidas de producción por diseño, SAP Business One realiza un seguimiento del uso planificado y real del material e informa las variaciones.

Esta es una información muy importante que puede ayudar a las empresas a tomar decisiones que conduzcan a ahorros de costos debido al exceso de consumo de material.

 

Control sobre emisión de material desde tiendas

 

Como se mencionó en la sección anterior, el sistema facilita el seguimiento del material consumido durante la producción.

Sin embargo, un paso antes de la producción real es solicitar material de las tiendas.Aquí también, SAP Business One ayuda a controlar el material emitido por las tiendas.

Los controles se pueden configurar fácilmente, lo que permitirá la emisión (o transferencia) de solo la cantidad requerida para la orden de producción (o un grupo de órdenes en un turno particular).

La emisión de artículos que no están incluidos en la lista de materiales (es decir, los consumibles) también se rastrea mediante el proceso de salida de mercancías y los controles se pueden configurar para evitar la emisión de cierto material en conjunto o para controlar las cantidades “desfavorables” de la emisión de material.

Te invitamos a leer lo siguiente: Costo de implementar un ERP en su empresa – La guía definitiva

 

Control de material expedido a subcontratista.

 

Muchas empresas manufactureras recurren a subcontratar algunas de las operaciones a proveedores externos.

Esto requiere mantener un registro meticuloso de los materiales emitidos a un proveedor en comparación con el material entregado por ellos y para conciliar las existencias que se encuentran con el proveedor de vez en cuando.

Este proceso puede ser tedioso y es propenso a errores humanos en el cálculo, si se realiza manualmente.

SAP Business One permite al usuario realizar las transacciones reales en el sistema.

Además, también arroja varios informes que difunden la información requerida para realizar un seguimiento de las transacciones y permitir una conciliación más rápida de los artículos (artículo, artículo, etc.).

Por lo tanto,  ayuda a implementar controles más estrictos con el menor esfuerzo para facilitar la prevención de cualquier pérdida inadvertida de material.

Otras transacciones materiales

 

Existen otras transacciones asociadas con materiales como devoluciones por parte del cliente, rechazo del material del proveedor, rechazo de línea, generación de chatarra que probablemente no se realicen en los sistemas manuales.

SAP Business One proporciona un mecanismo robusto para rastrear cada una de las transacciones anteriores (y posiblemente más) y aumentar la rendición de cuentas de los departamentos interesados ​​hacia el consumo de material.

 

Control Presupuestario

 

Las organizaciones comerciales incurren en gastos mientras ejecutan operaciones regulares.

Podrían ser en forma de gastos de viaje, gastos de combustible, gastos de servicios públicos y otros gastos generales.

Mientras se elabora un plan de negocios por un año, las compañías generalmente presupuestan cierta cantidad para varios gastos.

La idea detrás de los presupuestos es establecer un límite en los gastos en relación con los ingresos esperados.

Sin embargo, la configuración del presupuesto es sólo un punto de partida.

Si la organización no puede realizar un seguimiento de dichos gastos casi en tiempo real, sería un desafío implementar los controles presupuestarios, haciendo que el ejercicio de presupuestación sea inútil.

SAP Business One tiene las funcionalidades y herramientas necesarias para la función que, cuando se usan adecuadamente, pueden ofrecer la capacidad de realizar un seguimiento y controlar los gastos.

Gracias a la fuerte integración entre varios módulos funcionales, es posible establecer controles duros o suaves según sea necesario en el punto de gasto.

Por ejemplo, si el presupuesto para artículos de papelería se ha agotado, el sistema evitará que el comprador aumente la orden de compra para esta categoría de artículos, lo que evitará una violación del presupuesto, en caso de que haya llegado el material y se haya pagado al proveedor.

SAP podría enviar una alerta a los usuarios preocupados en niveles predefinidos (por ejemplo, 50%, 75%, 90%, 95% del monto presupuestado) informándoles de la misma forma proactiva.

 

Resumen

SAP Business One, proporciona varias herramientas y métodos que ayudan a las empresas a administrar su material de manera más eficiente y reducir los costos asociados con ellos, lo que puede tener un impacto sólido en el resultado final.

Por lo general, los fabricantes comienzan a ver los beneficios de estos controles a las pocas semanas de implementar la solución.

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