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Todo lo que debe saber antes de adquirir un ERP SAP Business One

Enterprise Resource Planning (ERP) es la gestión integrada de los procesos centrales del negocio, en tiempo real. En general, un ERP se considera un software de gestión empresarial, generalmente un conjunto de operaciones integradas, diseñadas para que una empresa integre, administre, almacene e intérprete datos para sus variadas actividades comerciales.

Existe una gran cantidad de ERP en el mercado y una empresa puede optar por cualquiera de ellos, dependiendo de sus requisitos. Sin embargo, SAP Business One se ha ganado el primer lugar para las pequeñas y medianas empresas (PYME) en los últimos tiempos. La productividad y eficiencia que ofrece no tiene paralelo entre todos los ERP del mercado dentro del segmento dado.

SAP Business One, es un software simple pero altamente capaz que se adapta a los requisitos de cualquier pequeña y mediana empresa.

Pero, si una empresa desea comenzar a implementar SAP Business One, hay una serie de factores que deben considerarse antes de hacerlo.

 

1. Tamaño del negocio

En primer lugar, considere el tamaño del negocio. Lo que no se puede medir no se puede mejorar. Antes de implementar el software SAP Business One con su negocio, lo principal a evaluar es el tamaño y la escalabilidad de la organización.

En las grandes empresas será necesario que haya más comunicación interna para la gestión detallada del proyecto. Para una empresa grande, será una gran tarea mantener su comunicación con todos los sectores de la empresa. Sin embargo, si la empresa es pequeña o mediana y desean implementar SAP Business One, es un poco menos estructurada y la comunicación debe de fluir más rápido para una implementación.

Por lo tanto, es preferible elegir SAP Business One por su facilidad y simplicidad si la empresa en cuestión es pequeña o mediana; y si el negocio ya es una empresa de gran escala o una mediana que aspire a ser una empresa de gran escala en el futuro, debe elegir otro ERP que sea adecuado al crecimiento de la empresa.  

2. Cultura de transacciones comerciales

Otro aspecto a tener en cuenta antes de elegir un ERP Sap Business One es la cultura de transacción de negocios de la compañía en la que se va a implementar.

Si la empresa sigue un enfoque más práctico, es mejor implementar SAP Business One, el proceso de automatización reduciría el tiempo invertido en la implementación junto con el enfoque en los procesos de soporte continuos.

Ahora, si todos los empleados necesitan ingresar todos los detalles de las transacciones de la compañía manualmente, tomará más tiempo, será susceptible a la redundancia y la uniformidad podría no estar garantizada. Sin embargo, si la empresa utiliza un ERP como SAP Business One, el tiempo y la mano de obra se pueden reducir muy fácilmente y la automatización garantizará que se incluyan menos errores.

 

3. Requisito funcional

Un punto importante de consideración es el Requisito funcional del producto; uno debe optar por un ERP únicamente en función de sus requisitos y no basar sus requisitos de acuerdo con un ERP preseleccionado.

Solo para cumplir el criterio del ERP, no hay necesidad de hacer demandas y cambios innecesarios. Cuanto más simples sean los requisitos, más fácil será la implementación. Este enfoque también contribuiría a reducir la presión sobre el equipo que trabaja en ello. Si hay demasiados requisitos innecesarios, solo confundiría al usuario y reduciría la productividad.

 

4. Flexibilidad

La flexibilidad que una empresa comercial desea de un ERP también es una característica importante a considerar antes de implementar SAP Business One.

Las pequeñas y medianas empresas son muy específicas acerca de dónde están gastando, por qué están gastando y cuánto están gastando.

Sin embargo, en SAP Business One, los usuarios no tienen la opción de seleccionar manualmente algunos módulos que necesitan, y dejan el resto; debe tomarse como un todo. SAP Business One, está diseñado como un conjunto acumulativo de módulos que funcionan como uno en lugar de diferentes módulos que trabajan por separado.

Por lo tanto, si una empresa está lista para comenzar con SAP Business One, tendrá que trabajar con todos los módulos integrados que administran los procesos de negocios en curso, en conjunto.

 

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5. Necesidad de estandarización

Dos áreas en la que debe pensar antes de implementar SAP Business One son: la necesidad de estandarización: ¿desea la empresa estandarizar sus procesos comerciales en toda la plataforma de la compañía? y la autonomía de cada departamento.

Ambas formas tienen sus propios pros y contras y deben considerarse a fondo antes de la implementación. Si se opta por la estandarización, tendrán que dedicar más tiempo y esfuerzo a la clasificación de los requisitos comerciales para todos los procesos y es aconsejable dedicar algún tiempo a la reingeniería para que no aparezcan señales rojas durante o después de la implementación del ERP. Si opta por procesos autónomos, deberá dedicar más tiempo y esfuerzo al diseño, prueba y capacitación de cada proceso antes de comenzar a funcionar.

 

6. Presupuesto

El presupuesto que una empresa está en condiciones de pagar es uno de los principales puntos de discusión. Por lo general, para una empresa de tamaño medio, el costo de implementar SAP Business One no es muy alto y puede permitirse si elige bien su paquete.

Si el costo de implementación está dentro del presupuesto estimado por la Compañía, puede tener la opción de invertir el exceso de dinero en otro lugar de la empresa o incluso en el ERP para personalizarlo de acuerdo con sus necesidades.

En otro caso, para una empresa pequeña, el costo de implementación puede ser alto en ciertas regiones y es posible que deba considerar y evaluar sus requisitos en consecuencia.

7. Conjunto de habilidades técnicas internas

Por último, una cosa que aún debe ser vista por una empresa que planea implementar SAP Business One en sus negocios es la disponibilidad del conjunto de habilidades técnicas internas que usarían.

Cuando una empresa está lista para implementar SAP Business One en sus procesos comerciales, deben estar seguros del hecho de que tengan o no el personal calificado y la experiencia en el campo para implementarlo.

Para concluir: entre las muchas cosas que se deben considerar antes de implementar SAP Business One, estos siete puntos son los principales factores a tomar en cuenta. De estos factores, la decisión de implementar SAP Business One o no implementarlo depende en absoluto. Si una empresa tiene un buen conocimiento de estas inquietudes, estaría bien equipado para comenzar con uno de los mejores ERP disponibles: SAP Business One.

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